การจัดการการสื่อสารโครงการ: จะประสบความสำเร็จได้อย่างไร?

บทความเกี่ยวกับการจัดการการสื่อสารโครงการนี้พูดถึงหนึ่งในสิบพื้นที่ความรู้ของกรอบการจัดการโครงการ จะให้ความกระจ่างแก่คุณเกี่ยวกับกระบวนการปัจจัยนำเข้าเครื่องมือและผลลัพธ์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ความรู้นี้

จากรายงานการสำรวจของ PMI พบว่าเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพโครงการหนึ่งในห้าโครงการไม่ประสบความสำเร็จ เพื่อให้แน่ใจว่าก ความสำเร็จผู้จัดการโครงการต้องดูแลจัดการการสื่อสารโครงการที่มีประสิทธิภาพ ในบทความการจัดการการสื่อสารโครงการนี้ฉันจะให้คำแนะนำที่สมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการสร้างการสื่อสารอย่างเป็นระบบในโครงการและกระบวนการต่างๆที่เกี่ยวข้องมีอะไรบ้าง

ด้านล่างนี้เป็นหัวข้อที่ฉันจะพูดถึงในบทความการบริหารเวลาโครงการนี้:





หากต้องการเรียนรู้แนวคิดทั้งหมดของการจัดการโครงการคุณสามารถดูโครงสร้างของเรา โปรแกรมซึ่งคุณจะได้รับคำแนะนำจากไฟล์ อาจารย์

Project Communication Management คืออะไร?

การจัดการการสื่อสารโครงการตาม ,
การจัดการการสื่อสารโครงการรวมถึงกระบวนการที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าความต้องการข้อมูลของโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการตอบสนองผ่านการพัฒนาสิ่งประดิษฐ์และการดำเนินกิจกรรมที่ออกแบบมาเพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการการสื่อสาร - การจัดการการสื่อสารโครงการ - Edurekaเป็นหนึ่งในสิบพื้นที่ความรู้หลักที่วางรากฐานของกรอบงานการจัดการโครงการและมีบทบาทสำคัญในการทำให้ทีมโครงการทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวกัน หากไม่มีการจัดการการสื่อสารที่เหมาะสมทั้งระบบ สามารถพังทลายลงได้เนื่องจากการขาดการสื่อสารอาจส่งผลให้เกิดการสลายในกระบวนการต่างๆ ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการส่งมอบขั้นสุดท้ายและส่งผลให้โครงการไม่ประสบความสำเร็จ



การจัดการการสื่อสารโครงการ ครอบคลุมหลากหลายกระบวนการที่ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลโครงการถูกส่งไปยังทีมที่ถูกต้องและในเวลาที่ถูกต้อง การสื่อสารที่มีประสิทธิผลช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายซึ่งมีภูมิหลังทางวัฒนธรรมและองค์กรที่แตกต่างกันระดับความเชี่ยวชาญความสนใจและมุมมอง ทั้งหมดนี้สามารถมีอิทธิพลต่อการดำเนินโครงการและผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายกระบวนการที่สมบูรณ์ของการจัดการการสื่อสารโครงการเป็นการรวมสองส่วน:

  1. ส่วนแรก เกี่ยวข้องกับการพัฒนากลยุทธ์ที่ทำให้มั่นใจได้ว่าระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  2. ส่วนที่สอง มีวัตถุประสงค์เพื่อดำเนินกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับการใช้กลยุทธ์การสื่อสาร

โดยเฉลี่ยแล้วผู้จัดการโครงการใช้เวลาประมาณ 85-90% ของเวลาโครงการทั้งหมดในการสื่อสาร ดังนั้นสำหรับ การรักษาขั้นตอนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญมาก ในการดำเนินการดังกล่าวเขาต้องตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์โครงการในช่วงเริ่มต้นของโครงการและปฏิบัติตามตลอดวงจรชีวิตของโครงการ บางส่วนของการแนะนำเป็นอย่างยิ่ง ที่ช่วยในการสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีดังต่อไปนี้:

  • การฟังที่กระตือรือร้น
  • การเขียนที่เชี่ยวชาญ
  • ความสามารถในการพูดที่คล่องแคล่ว
  • การตั้งคำถามและการสำรวจความคิด
  • การสร้างและจัดการความคาดหวัง
  • สร้างแรงจูงใจให้ทีมมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วม
  • แนะนำทีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
  • แก้ปัญหาความขัดแย้ง
  • ความสามารถในการสรุปและย้ำ
  • ระบุขั้นตอนต่อไปที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

นอกเหนือจากทักษะที่ระบุไว้ข้างต้นแล้วผู้จัดการโครงการยังต้องปฏิบัติตาม 5 ค ของการสื่อสารที่จะช่วยในการสร้างการสื่อสารที่ไม่สะดุดและเป็นระบบตลอดทั้งโครงการ C ทั้งห้านี้ ได้แก่ :



วิธีการโอเวอร์โหลดเทียบกับวิธีการแทนที่

ในแง่ของ การสื่อสารสามารถมีได้หลายประเภท:

  1. การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร: เป็นรูปแบบการสื่อสารที่แม่นยำที่สุดรูปแบบหนึ่งที่ส่งผ่านสื่อการติดต่อ สามารถแยกออกเป็นสองรูปแบบเพิ่มเติม:
    1. เขียนเป็นทางการ: กฎบัตรโครงการคำสั่งขอบเขตแผนโครงการ WBS สถานะโครงการปัญหาที่ซับซ้อนการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับสัญญาบันทึก ฯลฯ
    2. เขียนไม่เป็นทางการ: อีเมลบันทึกจดหมายการสื่อสารปกติกับสมาชิกในทีมเป็นต้น
  2. การสื่อสารด้วยปากเปล่า: การสื่อสารประเภทนี้มีความยืดหยุ่นสูงสามารถทำได้ผ่านสื่อการติดต่อส่วนบุคคลการพบปะทีมงานโทรศัพท์ ฯลฯ สามารถแบ่งออกได้เป็นสองรูปแบบ:
    1. ทางการพูด: การนำเสนอสุนทรพจน์การเจรจา ฯลฯ
    2. ช่องปากแบบไม่เป็นทางการ: การสนทนากับสมาชิกในทีมการประชุมโครงการการสนทนาในห้องพักหรือห้องสงครามเป็นต้น
  3. การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูด: เป็นรูปแบบการสื่อสารขั้นพื้นฐานที่สุดและประมาณ 55% ของการสื่อสารทำในรูปแบบนี้ตัวอย่างทั่วไปของการสื่อสารประเภทนี้ ได้แก่ การแสดงออกทางสีหน้าการเคลื่อนไหวของมือน้ำเสียงขณะพูดเป็นต้น

ฉันหวังว่าตอนนี้คุณจะเข้าใจดีขึ้นว่าการจัดการการสื่อสารโครงการคืออะไร ในส่วนถัดไปฉันจะพูดถึงว่าการจัดการการสื่อสารมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร

ประโยชน์การจัดการการสื่อสาร

  • ความคาดหวัง: แผนการสื่อสารของโครงการช่วยในการกำหนดมาตรฐานสำหรับวิธีการและเวลาที่การสื่อสารควรเกิดขึ้นสิ่งนี้ช่วยผู้จัดการในการรักษาการควบคุมโครงการและทำให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับข้อมูลที่จำเป็น
  • ความสม่ำเสมอ: ด้วยแผนการสื่อสารที่เหมาะสมผู้จัดการโครงการจะมีความสอดคล้องกันมากขึ้นในการจัดการกิจกรรมโครงการ นอกจากนี้ยังให้แนวทางแก่สมาชิกในทีมซึ่งพวกเขาสามารถสื่อสารกับคนอื่น ๆ ในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างสม่ำเสมอ
  • ผลผลิต: แผนการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนทราบดีเกี่ยวกับโครงการที่เกิดขึ้น ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะได้รับข้อมูลที่จำเป็นเสมอแทนที่จะหยุดงานและมองหาข้อมูลที่ขาดหายไป
  • ผล: เป็นการสร้างช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมและชัดเจนระหว่างทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าทีมงานรู้สิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการความต้องการและคาดหวังจากผลลัพธ์ของโครงการ
  • การสื่อสารที่ควบคุม: การจัดการการสื่อสารยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกส่งถึงคนที่เหมาะสมและในเวลาที่เหมาะสม ทำให้ไม่มีช่องว่างสำหรับความคลุมเครือหรือความสับสนและให้การสื่อสารที่ราบรื่น
  • การทำงานร่วมกันของทีมโครงการ: การสื่อสารที่ดีมักจะส่งผลให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นและช่วยเพิ่มการมุ่งเน้นไปที่ส่วนรวม
  • เซสชันคิกออฟที่มีประสิทธิภาพ: แผนการจัดการการสื่อสารที่มีการจัดระเบียบอย่างดีจะช่วยให้โครงการเริ่มต้นได้ดีตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอภิปรายและทบทวนโครงการและระเบียบวิธีการในระดับสูง เมื่อมั่นใจได้ว่ากระบวนการสื่อสารต่อไปจะมีการแสดงออกและตกลงกันโดยสมาชิกในทีมซึ่งทำให้พวกเขาเห็นภาพที่ชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไปและบทบาทของพวกเขาในโครงการอย่างไร

กระบวนการจัดการการสื่อสารโครงการ

พื้นที่ความรู้การจัดการการสื่อสารโครงการประกอบด้วยสามกระบวนการดังต่อไปนี้:

1. วางแผนการจัดการการสื่อสาร

Plan Communication Mangement เป็นกระบวนการเริ่มต้นของพื้นที่ความรู้การจัดการการสื่อสารโครงการ ในกระบวนการนี้มีการพัฒนาแผนอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิผลสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในโครงการ โดยส่วนใหญ่ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเช่นความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานแต่ละคนทรัพย์สินขององค์กรที่มีอยู่และความต้องการของโครงการ กระบวนการจัดการการสื่อสารตามแผนจะดำเนินการเป็นระยะ ๆ ตลอดทั้ง . ส่วนใหญ่จะช่วยในการนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเวลาที่เหมาะสมโดยใช้วิธีการที่เป็นเอกสารซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการการสื่อสารตามแผนเกี่ยวข้องกับปัจจัยการผลิตเครื่องมือและเทคนิคและผลลัพธ์ต่างๆซึ่งฉันได้ระบุไว้ในตารางด้านล่าง:

อินพุต เครื่องมือและเทคนิค เอาท์พุต
  1. กฎบัตรโครงการ
  2. แผนการบริหารโครงการ
    • แผนการจัดการทรัพยากร
    • แผนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  3. เอกสารโครงการ
    • เอกสารข้อกำหนด
    • ลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  4. ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  5. สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  1. วิจารณญาณของผู้เชี่ยวชาญ
  2. การวิเคราะห์ข้อกำหนดการสื่อสาร
  3. เทคโนโลยีการสื่อสาร
  4. แบบจำลองการสื่อสาร
  5. วิธีการสื่อสาร
  6. ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและทีม
    • การประเมินรูปแบบการสื่อสาร
    • การรับรู้ทางการเมือง
    • การรับรู้ทางวัฒนธรรม
  7. การแสดงข้อมูล
    • เมทริกซ์การประเมินการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  8. การประชุม
  1. การจัดการการสื่อสารวางแผน
  2. แผนการบริหารโครงการอัปเดต
    • การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียวางแผน
  3. การอัปเดตเอกสารโครงการ
    • ตารางโปรเจ็ค
    • ลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

2. จัดการการสื่อสาร

กระบวนการที่สองของการจัดการการสื่อสารในโครงการคือการจัดการการสื่อสารซึ่งส่วนใหญ่มีจุดมุ่งหมายเพื่อรวบรวมสร้างแจกจ่ายจัดเก็บเรียกคืนจัดการตรวจสอบและกำจัดข้อมูลโครงการในที่สุดอย่างเหมาะสมและทันท่วงที ดำเนินการตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อให้การไหลเวียนของข้อมูลที่ง่ายดายและมีประสิทธิภาพจากทีมโครงการไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและในทางกลับกัน กระบวนการนี้ยังช่วยในการระบุแง่มุมต่างๆของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพพร้อมกับสิ่งที่เหมาะสมที่สุด ระเบียบวิธี เทคโนโลยีและเทคนิค นอกจากนี้ยังช่วยให้ระบบการสื่อสารทั้งหมดมีความยืดหยุ่นมากขึ้นโดยจัดให้มีพื้นที่สำหรับการปรับเปลี่ยนวิธีการและเทคนิคต่างๆ ช่วยในการรองรับความต้องการและความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยไม่รบกวนกระแสการสื่อสาร

ในตารางด้านล่างฉันได้ระบุรายการอินพุตเครื่องมือและเทคนิคและเอาต์พุตทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจัดการการสื่อสาร:

อินพุต เครื่องมือและเทคนิค เอาท์พุต
  1. แผนการบริหารโครงการ
    • แผนการจัดการทรัพยากร
    • การสื่อสารแผนการจัดการ
    • การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียวางแผน
  2. เอกสารโครงการ
    • เปลี่ยนบันทึก
    • บันทึกปัญหา
    • บทเรียนการลงทะเบียน
    • รายงานคุณภาพ
    • รายงานความเสี่ยง
    • ลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  3. รายงานผลการปฏิบัติงาน
  4. ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  5. สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  1. เทคโนโลยีการสื่อสาร
  2. วิธีการสื่อสาร
  3. ความสามารถในการสื่อสาร
    • ความสามารถในการสื่อสาร
    • ข้อเสนอแนะ
    • อวัจนภาษา
    • การนำเสนอ
  4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารโครงการ
  5. การรายงานโครงการ
  6. ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและทีม
    • การฟังที่ใช้งานอยู่
    • การจัดการความขัดแย้ง
    • การรับรู้ทางวัฒนธรรม
    • การจัดการการประชุม
    • เครือข่าย
    • การรับรู้ทางการเมือง
  7. การประชุม
  1. การสื่อสารโครงการ
  2. การอัปเดตแผนการจัดการโครงการ
    • แผนการจัดการการสื่อสาร
    • แผนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  3. การอัปเดตเอกสารโครงการ
    • บันทึกปัญหา
    • บทเรียนการลงทะเบียน
    • ตารางโปรเจ็ค
    • ลงทะเบียนความเสี่ยง
    • ลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  4. การอัปเดตองค์ประกอบกระบวนการขององค์กร

3. ตรวจสอบการสื่อสาร

Monitor Communications เป็นกระบวนการสุดท้ายของพื้นที่ความรู้ด้านการจัดการการสื่อสาร กระบวนการนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าความต้องการข้อมูลทั้งหมดของโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องจะบรรลุผลสำเร็จ จะดำเนินการตลอดทั้ง และช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของข้อมูลตามแผนการจัดการการสื่อสารและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ตารางด้านล่างประกอบด้วยรายการปัจจัยการผลิตเครื่องมือและเทคนิคและผลลัพธ์ต่างๆที่เกี่ยวข้องในกระบวนการสุดท้ายของการจัดการการสื่อสารโครงการ:

อินพุต เครื่องมือและเทคนิค เอาท์พุต
  1. แผนการบริหารโครงการ
    • แผนการจัดการทรัพยากร
    • การสื่อสาร
      แผนการจัดการ
    • การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
      วางแผน
  2. เอกสารโครงการ
    • บันทึกปัญหา
    • บทเรียนการลงทะเบียน
    • การสื่อสารโครงการ
  3. รายงานผลการปฏิบัติงาน
  4. ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
  5. สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
  1. วิจารณญาณของผู้เชี่ยวชาญ
  2. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารโครงการ
  3. การวิเคราะห์ข้อมูล
    • เมทริกซ์การประเมินการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  4. ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและทีม
    • การสังเกต / การสนทนา
  5. การประชุม
  1. ข้อมูลการปฏิบัติงาน
  2. เปลี่ยนคำขอ
  3. การอัปเดตแผนการจัดการโครงการ
    • แผนการจัดการการสื่อสาร
    • แผนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  4. การอัปเดตเอกสารโครงการ
    • บันทึกปัญหา
    • บทเรียนการลงทะเบียน
    • ลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการการสื่อสารโครงการ หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีการบริหารโครงการ หรือ ,คุณสามารถตรวจสอบไฟล์ ' เช่นกัน.

หากคุณพบบทความ 'การจัดการการสื่อสารโครงการ' นี้เกี่ยวข้องโปรดดูที่ไฟล์ โดย Edureka บริษัท การเรียนรู้ออนไลน์ที่เชื่อถือได้ซึ่งมีเครือข่ายผู้เรียนที่พึงพอใจมากกว่า 250,000 คนกระจายอยู่ทั่วโลก

มีคำถามสำหรับเรา? โปรดระบุไว้ในส่วนความคิดเห็นของบทความ Project Communication Management และเราจะติดต่อกลับไป